Legutóbbi interjúnkban arról beszélgettünk, hogy az ingatlan gazdálkodással foglalkozó szoftverek hatékonysága abban rejlik, hogy a vállalatok adminisztratív és erőforrás-kezelési folyamatait egyetlen, átlátható rendszerben összesítik. Automatizálják a rutin feladatokat – például a helyfoglalásokat, eszköznyilvántartást, karbantartási igényeket vagy készletkezelést –, így jelentősen csökkentik a manuális munkaigényt és a hibalehetőségeket. A valós idejű adatok és kimutatások lehetővé teszik a pontosabb döntéshozatalt, optimalizálják a tér- és költséggazdálkodást, valamint javítják az iroda működési hatékonyságát. Ennek eredményeként a szervezet rugalmasabban reagál a változó igényekre, miközben időt és erőforrást takarít meg.

Az nyilvánvaló, hogy az adminisztrációs szoftverek használatával – függetlenül attól, hogy irodáról vagy üzlethelyiségről van szó, - hatékonyságot tudunk növelni. De mi a helyzet azokkal a kis cégekkel, ahol csak néhány tucat partnerrel állnak kapcsolatban?

A kulcs itt is a hatékonyság. A NOVENTIVÓnak van olyan üzleti partnere, amely pontosan ez az említett méretű kategória. A 15-20-as nagyságrendű szerződés állományukat korábban papíralapú formanyomtatványokon kezelték, és ezeket manuálisan töltötték ki. Sok esetben nem is az ügyfél végzi el ezt a feladatot: ő telefonon bediktálja a megfelelő válaszokat, amit aztán a bérbeadó cég adminisztrációval foglalkozó munkatársa beír a megfelelő rovatba, majd gépen rögzíti azokat. Ha rá tudjuk venni az ügyfelet, hogy ő maga töltse ki ezt a bizonyos űrlapot, akkor többes előnyt szerzünk. Egyrészt az a kolléga, aki bevitte az adatokat, mással tud foglalkozni a felszabaduló munkaidőben, másrészt, ha az adatok eleve elektronikusan kerülnek be a rendszerbe, akkor már az adatbevitelnél – a különböző opciók korlátok között tartásával – kizárhatjuk a lehetséges hibákat. Ha a földrajzi cím megadásánál legördülő, választható menüből választhatjuk ki az utcanevet, az egyik legjellemzőbb hibaforrást már ki is zártuk. És ez csak egy példa. 

Milyen szempontok alapján érdemes eldönteni egy cég számára, hogy mikor jött el az idő egy korszerű adminisztrációs vagy ingatlan gazdálkodási szoftver bevezetésére?

Akkor jön el az idő, amikor több ember foglalkozik egyszerű adminisztrációval és adatok ismételt bevitelével, mint értékteremtő munkával. Honnan tudjuk, hogy hol van ez a pont? Cégünk, a NOVENTIVO Kft. abban is tud segíteni, hogy hogyan különítsük el a magasabb képzettséget nem igénylő feladatokat a valódi értékteremtéstől.

Menjünk ezen a szálon tovább: a probléma azonos, és talán túlmutat az ingatlangazdálkodás területén. Ismerek egy céget, amely magyar szakmunkásokat közvetít Ausztriába, itt is ki kell tölteni az első fázisban egy adatlapot. De a szakik jelentős része ehhez nem ért, és nem is akar az internetes űrlapokkal bíbelődni. Ismét ott tartunk, hogy ha a toborzó munkatárs tölti ki a rovatokat, akkor ez az ő kapacitását köti le. 

A szoftveres megoldások nem csupán az ingatlanok gazdaságos és hatékony üzemeltetését teszi lehetővé, de ennél messzebbre mutatnak: mi sem csupán nem szoftvergyártók vagyunk, hanem üzleti megoldásokat fejlesztünk. Szorosan együttműködünk a szervezet-, illetve folyamatfejlesztésben érdekelt tanácsadókkal. A rendelkezésre álló technológia kihasználásával új megoldásokat dolgozunk ki. Kulcsfaktor, hogy ezek az ember, a felhasználó szempontjából a lehető legegyszerűbbek legyenek, ezért egyszerűsítjük és optimalizáljuk a felhasználói felületeket. A felhasználóink nem informatikusok, hanem ingatlangazdálkodással, bérbeadással, számvitellel foglalkozó szakemberek. Számukra lényegtelen, hogy mi van a gombok és beviteli mezők mögött, ők csupán gyorsan, hatékonyan akarnak elvégezni egy feladatot. Mi ezt a lehető legegyszerűbb módon tesszük lehetővé. Az ön által említett esetben egy jól kialakított felület, amely „vezeti” a rutintalan felhasználót, már egy jó lépés a motiváció növelése irányába. És igen, ez már nem is szoftveres, hanem sokkal inkább üzleti kérdés. Ebben a formában mi valójában nem szoftvert értékesítünk – a szoftver csak egy eszköz –, hanem munkaidőt takarítunk meg, hibalehetőségeket előzünk meg és elősegítjük a gyors vezetői döntéseket.

Tapasztalataik szerint hol ütköznek a vállalatok a leggyakrabban ellenállásba: a munkatársak részéről, a vezetői döntéshozatalban vagy a technológiai infrastruktúra oldalán?

Egyértelmű, hogy a munkatársak részéről. Erre is tudunk megoldást. Van olyan kollégánk, aki a szoftver bevezetést a humán oldalról is tudja támogatni. Munkaszervezési, változáskezelési és egyéb HR módszerek is rendelkezésünkre állnak. Sokszor a vezetői döntéshozatalt a munkatársak ellenállása gátolja. A technológiai infrastruktúrához rugalmasan tudunk alkalmazkodni: akár saját szerveren futtatva, akár felhőben is elérhetők a megoldásaink.

Hogyan látja a következő öt–tíz évet: milyen új igények vagy technológiai trendek határozzák majd meg az irodai és bérbeadási folyamatok digitalizációját?

A jövőben a mikro- és kisvállalkozások életében is sokkal nagyobb szerepet fog játszani a digitalizáció, ráadásul a nagyvállalati szférában is előfordulnak kevésbé digitalizált területek. Például ma már van olyan webáruház, ahol a rendelést a leadása után néhány másodperccel már robotok készítik össze egy teljesen automatizált raktárban. Képzeljük el ezt az üzleti folyamatok területén, akár egy mikro- vagy kisvállalkozás esetében is. Emellett még azt látom, hogy a megfelelő UI és AI alkalmazásával a felhasználóknak még egyértelműbb lesz a szoftverek használata, így kevesebb támogatást fognak igényelni.


Irodakereso.hu