Korábban sok vállalkozás számára az irodaválasztás elsősorban lokáció és négyzetméterár kérdése volt. Ma mi alapján érdemes dönteni?
A legfontosabb, hogy ne egyszerűen egy adott méretű helyiséget keressünk, hanem a vállalkozás működéséhez illeszkedő munkakörnyezetet. Az iroda kiválasztása ugyanis közvetlen hatással van a költségekre, a csapat mindennapjaira, az ügyfelekkel való kapcsolattartásra és a későbbi növekedési lehetőségekre is. Hiába találunk például egy kedvező négyzetméterárú irodát, ha utólag derül ki, hogy jelentős összegeket kell költenünk a berendezésre, a technikai infrastruktúrára vagy olyan szolgáltatásokra, amelyekre a mindennapi működéshez szükségünk van.
Éppen ezért mi mindig azt hangsúlyozzuk, hogy a bérleti díj önmagában nem alkalmas a különböző lehetőségek összehasonlítására. A teljes irodahasználati költséget kell vizsgálni. Ebbe beletartozik az üzemeltetés, a rezsi, a közös költség, az energia, a fűtés és hűtés, de ugyanígy a bútorozás, a világítás, az informatikai háttér és az esetleges átalakítások költsége is. És akkor még nem beszéltünk az internetről, a recepcióról, a takarításról, a tárgyalók használatáról vagy éppen a közösségi terekről.
A szerződéses feltételek szintén meghatározóak. Nem mindegy, mekkora kauciót kell fizetni, milyen hosszú időre köteleződik el a vállalkozás, és milyen lehetőségei vannak, ha időközben változnak az igényei. Egy hagyományos, önálló iroda esetében számos feladat és kiadás közvetlenül a bérlőre hárul, míg egy szolgáltatásokkal kiegészített konstrukcióban ezek egy részét a bérleti megállapodás már tartalmazhatja. Vagyis nem feltétlenül az olcsóbbnak látszó iroda lesz a gazdaságosabb megoldás.
Vagyis az irodabérlőknek a korábbinál jóval alaposabban kell számolniuk. De honnan tudhatja egy cég, hogy valójában mekkora területre van szüksége?
Ez az egyik legérdekesebb kérdés, mert ma már a munkatársak létszámából egyáltalán nem következik automatikusan az irodai területigény. Először azt kell megvizsgálni, hogyan dolgozik a csapat. Hányan járnak be egy átlagos napon? Mindenkinek szüksége van saját, állandó munkaállomásra? Milyen gyakran tartanak belső megbeszéléseket vagy ügyféltalálkozókat? Kell-e külön helyiség telefonáláshoz, online tárgyalásokhoz, esetleg podcastfelvételekhez?
Egy hibrid rendszerben működő vállalkozásnak például nem feltétlenül indokolt minden munkatársa számára külön íróasztalt fenntartania. Egy tanácsadó cég esetében viszont elengedhetetlen lehet a bizalmas megbeszélésekre alkalmas, elkülönített tér. Egy kreatív csapatnál pedig éppen a közös gondolkodásra, ötletelésre alkalmas helyiségek jelenthetnek igazán nagy értéket.
Arra is gondolni kell, hogy mi történik egy vagy két év múlva. Ha a vállalkozás növekedésre készül, a jelenlegi igényekre éppen elegendő iroda hamar szűkössé válhat. Ugyanakkor egy indokolatlanul nagy alapterület fenntartása folyamatos, felesleges kiadást jelent. A túl kicsi iroda akadályozhatja az együttműködést, a túl nagy pedig kihasználatlan marad. A megfelelő méret tehát nem egyszerű matematikai kérdés, hanem a munkaszervezés és az üzleti tervezés eredménye.
A kínálat is jóval sokszínűbb lett. A klasszikus irodabérlés mellett privát irodák, coworkingterek és alkalmi konstrukciók is rendelkezésre állnak. Hogyan lehet eligazodni ezek között?
Szerintem éppen az a jó a mai irodapiacban, hogy nincs egyetlen, mindenki számára megfelelő megoldás. A klasszikus, önálló iroda továbbra is ideális lehet azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek állandó helyszínre, saját infrastruktúrára és hosszabb távon kiszámítható működésre van szükségük. Ez a konstrukció nagyobb szabadságot adhat a tér kialakításában, ugyanakkor több szervezési feladattal, beruházással és üzemeltetési felelősséggel is jár.
A privát iroda másfajta lehetőséget kínál. A csapatnak saját, elkülönített munkatere van, ahol nyugodtan dolgozhat, bizalmas megbeszéléseket tarthat, és kialakíthatja a saját működési rendjét. Különösen vonzó lehet kisebb és közepes vállalkozások vagy projektcsapatok számára, amelyeknek fontos az önállóság, de nem szeretnének minden irodai feladatot saját maguk megszervezni.
A közösségi munkaterek és megosztott irodák pedig azoknak nyújtanak megoldást, akiknek nincs szükségük folyamatosan saját, teljesen elkülönített területre. Egy szabadúszó, egy induló vállalkozás vagy akár egy nagyobb cég bizonyos munkatársai is megtalálhatják itt a számukra megfelelő környezetet. A konstrukciótól függően a munkaállomások mellett tárgyalók, közös helyiségek és különféle kiegészítő szolgáltatások állnak rendelkezésre.
És van még egy fontos kategória: az alkalmanként bérelhető munkaterek világa.
Ezek szerint ma már annak sem feltétlenül kell állandó irodát fenntartania, akinek időnként professzionális munkakörnyezetre van szüksége?
Pontosan. Sok vállalkozásnál a munkavégzés jelentős része otthonról vagy más helyszínről történik, ugyanakkor időnként szükség van egy megfelelően felszerelt tárgyalóra, egy workshophelyszínre vagy egy olyan térre, ahol néhány órára vagy napra összeülhet a csapat.
Gondoljunk például egy tanácsadóra, aki rendszeresen tart ügyféltalálkozókat, egy coachra, akinek nyugodt, diszkrét környezet kell, vagy egy vállalkozásra, amely havonta szervez tréninget, workshopot, esetleg más szakmai eseményt. Számukra nem biztos, hogy gazdaságos egy állandó iroda fenntartása. Sokkal észszerűbb lehet akkor és akkora teret bérelni, amikor és amekkorára valóban szükségük van.
Az irodabérlésnek tehát nem az a kiindulópontja, hogy mindenképpen legyen egy saját helyiségünk. Először azt kell tisztázni, milyen gyakran, milyen célra és milyen szolgáltatásokkal együtt akarjuk használni a munkateret.
Szinte minden korábbi beszélgetésünkben visszatérő téma volt a rugalmasság. Úgy tűnik, ez ma még fontosabbá vált.
Valóban, és ennek nagyon egyszerű oka van: a vállalkozások igényei folyamatosan változnak. Egy új projekt, néhány munkatárs felvétele, egy átszervezés vagy a hibrid munkarend módosítása akár néhány hónap alatt teljesen átírhatja az irodával szembeni elvárásokat.
Ezért a szerződés időtartama és feltételrendszere legalább annyira fontos, mint a bérleti díj. Egy vállalkozásnak már az induláskor tudnia kell, meddig köteleződik el, milyen feltételekkel mondhatja fel vagy hosszabbíthatja meg a szerződést, és van-e lehetősége időközben kisebb vagy nagyobb területre váltani. Ugyanilyen fontos tisztázni, mely szolgáltatásokat tartalmazza a díj, és hogyan változhatnak a költségek a bérleti időszak alatt.
A rugalmasságot ugyanakkor nem szabad összekeverni azzal, hogy mindenki a lehető legrövidebb szerződést keresi. Egy stabilan működő, hosszabb távra tervező vállalkozás számára teljesen megfelelő lehet a tartós elköteleződés. A lényeg az, hogy a választott konstrukció összhangban legyen a cég terveivel, és ne váljon akadállyá, ha időközben változtatni kell.
Mi a Loffice-nál éppen ezért törekszünk arra, hogy a különböző méretű és eltérő működésű vállalkozások ne egy előre meghatározott konstrukcióhoz legyenek kénytelenek alkalmazkodni, hanem megtalálhassák azt a megoldást, amely a saját fejlődési szakaszukban a leginkább támogatja őket.
Beszéltünk az árakról, a méretről és a rugalmasságról. De mennyire fontos ma az iroda elhelyezkedése? A hibrid munkavégzéssel nem veszített valamelyest a jelentőségéből?
Éppen ellenkezőleg: a lokáció továbbra is meghatározó, csak talán más szempontok alapján értékeljük. Az iroda elhelyezkedése nem pusztán presztízskérdés. Közvetlenül befolyásolja, mennyi időt töltenek a munkatársak utazással, mennyire könnyen tudják megközelíteni a helyszínt az ügyfelek, és mennyire gördülékenyen szervezhető a mindennapi működés.
A tömegközlekedési kapcsolatok, a parkolási lehetőségek és a környék szolgáltatásai továbbra is fontosak. De emellett azt is érdemes megvizsgálni, hogy maga az épület és annak környezete mennyire felel meg a vállalkozás tényleges igényeinek.
Ha például az iroda rendszeres ügyfélfogadásra szolgál, a helyszín, az épület karaktere és a belső környezet az első benyomás részévé válik. Egy olyan csapatnál viszont, amely főként koncentrált, elmélyült munkát végez, a nyugalom, a megfelelő technikai háttér és a jól használható munkaterek kaphatnak nagyobb hangsúlyt.
Nem szabad megfeledkezni a szolgáltatásokról sem. A jól felszerelt tárgyalók, a közösségi terek, a megbízható internetkapcsolat, a technikai infrastruktúra és az üzemeltetés minősége mind hozzájárulnak ahhoz, hogy egy iroda valóban jól használható legyen. Ezek gyakran csak a beköltözést követően válnak igazán érzékelhetővé, pedig már a döntés előtt érdemes alaposan felmérni őket.
Önök 2009-ben indították el a Loffice-t, amikor Magyarországon még egészen másként gondolkodtak az irodákról. Hogyan változott a koncepció az elmúlt több mint másfél évtizedben?
Már az induláskor abból indultunk ki, hogy az iroda több egyszerű munkavégzési helyszínnél. A munkakörnyezet hatással van arra, hogyan gondolkodunk, hogyan működünk együtt, milyen kapcsolatokat építünk, és végső soron hogyan fejlődik a vállalkozásunk. Ez a szemlélet azóta sem változott, de a munkavégzés világa természetesen rengeteget alakult, és ezzel együtt nekünk is folyamatosan formálnunk kellett a tereinket és a szolgáltatásainkat.
Ma már a különböző vállalkozások egészen eltérő igényekkel érkeznek hozzánk. Van, akinek hagyományos irodára van szüksége, más privát vagy megosztott munkateret keres, megint más csak egy tárgyalót szeretne használni néhány órára. Vannak, akik koncentrált munkához keresnek megfelelő környezetet, mások ügyféltalálkozót, coachingot, workshopot vagy kreatív projektet szerveznének.
Arra törekszünk, hogy ezekre a különböző igényekre egyaránt tudjunk választ adni. A hagyományos irodabérléstől a privát és közösségi munkatereken át a tárgyalókig és rendezvényhelyszínekig többféle lehetőséget kínálunk. Fontosnak tartjuk, hogy ne a vállalkozásoknak kelljen merev keretekhez igazodniuk, hanem a munkakörnyezet tudjon alkalmazkodni hozzájuk.
A Loffice kapcsán mindig előkerül az épületek karaktere és a különleges belsőépítészeti világ is. Ez pusztán esztétikai kérdés, vagy üzleti jelentősége is van?
Meggyőződésem, hogy nagyon is van üzleti jelentősége. Egy iroda lehet technikailag kifogástalan és jól felszerelt, de attól még nem biztos, hogy az emberek szívesen töltik benne az idejüket. Mi kezdettől fogva arra törekedtünk, hogy a funkcionalitás mellé sajátos atmoszférát is teremtsünk.
A budapesti helyszíneink karakteres épületei és egyedi belső terei ezt a gondolkodást tükrözik. Számunkra fontos, hogy a tér ne csupán befogadja a munkavégzést, hanem támogassa is azt. Egy jól kialakított környezet elősegítheti az együttműködést, teret adhat a kreativitásnak, és hozzájárulhat ahhoz, hogy a munkatársak jól érezzék magukat.
Ugyanakkor a vállalkozás identitását is erősítheti. Az iroda sok esetben a cég egyik fontos megjelenési formája, különösen akkor, ha az ügyfelek és üzleti partnerek is rendszeresen megfordulnak ott. Nem feltétlenül a legnagyobb vagy leglátványosabb tér a legjobb választás, hanem az, amelyik összhangban van a vállalkozás karakterével, működésével és céljaival.
A különleges környezet persze önmagában nem elegendő. Akkor működik igazán jól, ha megfelelő szolgáltatásokkal, átgondolt kialakítással és rugalmas használati lehetőségekkel párosul.
Ebből az következik, hogy az iroda ma már nem egyszerűen egy szükséges kiadás?
Pontosan. Szerintem az egyik legfontosabb szemléletváltás, hogy az irodára nem pusztán költséghelyként, hanem üzleti eszközként tekintünk. Egy megfelelően kiválasztott és kialakított munkakörnyezet támogatja a csapat együttműködését, segíti a mindennapi működést, erősíti a vállalati identitást, és professzionális hátteret biztosít az ügyfelekkel való találkozásokhoz.
Ez különösen fontos most, amikor a vállalkozásoknak egyszerre kell figyelniük a költséghatékonyságra, a munkatársaik igényeire és a változó gazdasági környezetre. A jó iroda nem feltétlenül kerül a legkevesebbe, de az általa nyújtott előnyök összességében komoly értéket képviselhetnek.
Mi a Loffice-nál nem egyszerűen követni szeretnénk a munkavégzés változásait, hanem új megoldásokkal alakítani is a munkaterek világát. Azt szeretnénk, hogy a hozzánk érkező vállalkozások ne csupán négyzetmétereket béreljenek, hanem olyan környezetet találjanak, amelyben hatékonyan tudnak dolgozni, együttműködni és fejlődni.
Ha most egy vállalkozás vezetője azzal keresné meg, hogy új irodát szeretne, mi lenne az első tanácsa?
Mindenekelőtt azt javasolnám, hogy ne az ingatlanhirdetésekkel kezdje, hanem saját vállalkozásának működését vizsgálja meg. Gondolja végig, hányan és milyen rendszerességgel dolgoznak az irodában, milyen típusú tereket használnak, mennyire fontos számukra a lokáció, és milyen változásokra számítanak a következő egy-két évben.
Ezt követően érdemes összehasonlítani a különböző konstrukciók teljes költségét, beleértve minden olyan szolgáltatást és kiadást, amely a működéshez szükséges. Ugyanilyen alaposan meg kell nézni a szerződéses feltételeket, a bővítés vagy a területcsökkentés lehetőségét, az infrastruktúrát és az üzemeltetés színvonalát.
A legfontosabb pedig az, hogy ne kizárólag a jelenlegi helyzetből induljunk ki. Az iroda jó esetben éveken át elkíséri a vállalkozást, ezért olyan megoldást kell választani, amely nemcsak a mai működést teszi hatékonyabbá, hanem a következő fejlődési szakaszhoz is megfelelő hátteret biztosít.
Mi pontosan ebben szeretnénk partnerek lenni. Abban, hogy a vállalkozások megtalálják a saját méretükhöz, működésükhöz és terveikhez legjobban illeszkedő munkakörnyezetet. Mert végső soron nem az a fontos, hány négyzetmétert bérelünk, hanem az, hogy mit tudunk kihozni belőle.
